آموزش رفع خجالت

شايد در مورد مديريت زمان كتاب هايي خوانده باشيد يا كلاس هاي مديريت زمان را گذرانده باشيد و سعي كرده باشيد با كاغذ و قلم يا اپليكيشن هاي مديريت زمان، براي كارهاي روزانه خود برنامه ريزي كنيد و آنها را اولويت بندي كنيد. ولي از خود مي پرسيد چرا با وجود دانش مديريت زمان و اين همه اپليكيشن و گجت، هنوز هم نمي توانيد همه كارهايتان را به انجام برسانيد. پاسخ اين سوال ساده است. همه چيزهايي كه در مورد مديريت زمان ياد گرفته ايد، بي مصرف و بيهوده هستند، زيرا اثربخش نيستند و يا براي انجام آن ها انگيزه اي نداريد، براي افزايش انگيزه تان يكي از راه هاي آسان كاربردي استفاده از جملات انگيزشي موفقيت است

قبل از آنكه شروع به مديريت زمان نماييد بايد ياد بگيريد كه اصولاً زمان چيست. دو نوع زمان داريم:

زمان ساعتي

زمان واقعي.

در زمان ساعتي، هر دقيقه از 60 ثانيه و هر ساعت از 60 دقيقه و هر روز از 24 ساعت تشكيل شده است. همه زمان ها بطور مساوي مي گذرند. وقتي كسي 50 سالش مي شود، دقيقاً 50 سال دارد نه بيشتر، نه كمتر. در زمان واقعي، همه چيز نسبي است. زمان بسته به كاري كه انجام مي دهيد به سرعت مي گذرد يا كش مي يابد. شايد دو ساعتي كه در اداره جات مي گذرانيد به اندازه 12 سال به نظر برسد و وقتي به فرزندان خود مي نگريد فكر كنيد كه گويي دو ساعته به سن 12 سالگي رسيده اند.

كداميك از اين زمان ها دنيايي كه در آن زندگي مي كنيم را به درستي توصيف مي كنند، زمان واقعي يا زماني ساعتي؟

دليل آنكه گجن ها و سيستم هاي مديريت زمان اثربخش نيستند اين است كه اين سيستم ها براي مديريت زمان ساعتي طراحي شده اند. زمان ساعتي اصلاً مطرح نيست. شما در زمان ساعتي زندگي نمي كنيد و شايد به آن دسترسي هم نداشته باشيد. شما در زمان واقعي زندگي مي كنيد، يعني دنيايي كه در آن زمان وقتي تفريح مي كنيد مثل برق و باد مي گذرد و وقتي به وظايفتان رسيدگي مي كنيد كش مي آيد.

بايد بگوييم كه زمان واقعي حالت ذهني دارد و بين دو گوش شما قرار گرفته است. شما هستيد كه آن را خلق مي كنيد. هر چيزي كه شما مي سازيد، خودتان آن را مديريت مي كنيد. وقت آن رسيده كه محدوديت هاي "وقت ندارم" يا "الان وقتش نيست" را از روي دوش خود برداريد و شروع به مديريت صحيح كارهايتان كنيد.

فقط سه راه براي گذراندن زمان وجود دارد: افكار، مكالمات و اعمال. هر كسب و كاري كه داشته باشيد، كار شما شامل اين سه مورد مي شود.

به عنوان يك كارآفرين، شايد شما اغلب به جهات مختلف كشيده شويد يا در كارتان تداخل پيش بيايد. وقتي نمي توانيد تداخل ها را حذف كنيد، حداقل بايد در زماني كه روي آنها مي گذاريد و همچنين در مقدار زماني كه روي افكار، گفتگوها و اعمالي كه براي رسيدن به موفقيت انجام مي دهيد، اختيار و آزادي عمل داشته باشيد.

تكنيك هاي زير را تمرين كنيد تا بتوانيد در مديريت زمان خود استاد شويد:
1. يك جدول زماني نزد خود داشته باشيد و همه افكار، گفتگوها و فعاليت هاي هفته را در آن يادداشت كنيد. اين به شما كمك مي كند تا درك كنيد در طول روز چه مقدار از اين كارها را مي توانيد انجام دهيد و لحظات ارزشمند شما براي چه چيزهايي تلف مي شوند. بدين ترتيب مقدار زمان لازم براي نتيجه گرفتن از اين كارها و مقدار زمان تلف شده براي افكار، گفتگوها و كارهاي بيهوده و غير اثربخش دستتان مي آيد.

2. بايد به فعاليت يا گفتگويي كه براي رسيدن به موفقيت برايتان اهميت دارد زماني را اختصاص دهيد. ليست هايي كه براي انجام كارها تنظيم مي شوند (To-do lists) گاهي آنقدر طولاني مي شوند كه ديگر نمي توان آنها را عملي كرد. دفترچه هاي ثبت ملاقات ها در اين مورد مفيدتر هستند. براي خودتان قرار ملاقات هايي تنظيم كنيد و براي 5 فكر، گفتگو و كار مهم خود بلوك هاي زماني تعريف كنيد. بنويسيد كه اين موارد در چه ساعتي آغاز و در ساعتي پايان مي يابند. نظم و ترتيب پايبندي به اين قرارها را داشته باشيد.

3. برنامه ريزي كنيد تا حداقل 50 درصد از زمان خود را به افكار، فعاليت ها و گفتگوهايي بگذرانيد كه بيشترين نتايج را برايتان توليد مي كنند.

4. زماني را براي تداخل ها و ... برنامه ريزي كنيد. زماني را نيز اختصاص دهيد به اوقاتي كه از كار دور مي شويد.

5. نيم ساعت اول هر روز را به برنامه ريزي براي كل روز بگذرانيد. تا وقتي كه جدول زماني روزانه خود را كامل نكرده ايد روزتان را آغاز نكنيد. مهترين زمان روز زماني است كه شما براي كل روز برنامه ريزي مي كنيد.

6. قبل از هر تماس يا وظيفه، 5 دقيقه صبر كنيد تا بتوانيد در مورد آنچه مي خواهيد بدست آوريد تصميم گيري كنيد. اين به شما كمك مي كند تا قبل از شروع بدانيد كه موفقيت چه شكلي است. همچنين باعث مي شود كه زمان كندتر بگذرد. بعد از هر تماس يا فعاليتي نيز 5 دقيقه وقت بگذاريد و به اين فكر كنيد كه آيا نتيجه مطلوب شما بدست آمده است يا خير. اگر اينطور نيست دليل آن چيست. چطور مي توانيد دفعه بعد تكه گمشده پازل را سر جايش بگذاريد.

7. اگر قرار است كاري را هر طور شده به انجام برسانيد، كاغذ "مزاحم نشويد" را روي در اتاقتان بچسبانيد.

8. تمرين كنيد كه با به صداي درآمدن موبايل يا دريافت ايميل يا ... فوراً به سراغ موبايلتان نرويد. توجه خود را فوراً به سمت افرادي كه با شما تماس مي گيرند معطوف نكنيد مگر آنكه واقعاً اين تماس براي كسب و كارتان حياتي باشد و لازم باشد كه فوراً پاسخ آنها را بدهيد. در غير اين صورت بايد زمان جداگانه اي را به پاسخ دادن به تماس ها و ايميل ها بگذرانيد.

9. حواس پرتي هاي ديگر مانند فيسبوك و انواع ديگر شبكه هاي اجتماعي را كنار بگذاريد مگر آنكه از اين ابزارها براي هدايت كسب و كار خود استفاده مي كنيد.

10. يادتان باشد كه انجام همه كارها غيرممكن است. همچنين اين نكته را فراموش نكنيد كه 20 درصد از افكار، گفتگوها و فعاليت ها هستند كه 80 درصد نتايج را توليد مي كنند.

11 از هزينه كردن براي صرفه جويي در وقت دريغ نكنيد، زيرا بسياري از كارها را مي توانيد به كساني بسپاريد كه كار را سريع تر و بهتر از شما انجام مي دهند.

12 به مديريت زمان به عنوان مجموعه اي از مهارت و ابزارها نگاه كنيد كه از آنها براي ساختن يك سازمان كارآمد مي توان استفاده نمود.

13- هر قدر در انجام امور ساده، منظم تر و مقرراتي تر باشيد، مي توانيد در انجام امور مهم، طبيعي تر و آزادانه تر عمل نمائيد.

14- دانش خود را مستمراً ارتقاء دهيد تا به عنوان مديري شايسته، ديگران را هدايت كنيد. از خود پنداشت مثبت داشته باشيد و تصور كنيد كه همه اطرافيانتان به شما به عنوان يك نمونه عالي "مديريت زمان" نگاه مي كنند.

15- خودتان را به صورت يك متخصص در زمينه مديريت زمان مجسم كنيد. خود را به عنوان فردي منظم، كارآمد و مؤثر تصور كنيد و آن قدربه اين تجسم از خود ادامه دهيد تا تحقق يابد.

16- طوري مديريت كنيد كه گويي به تمام جنبه هاي "مديريت زمان" مسلط هستيد.

17- براي اين كه در كسب عادت هاي "مديريت زمان" پيشرفت كنيد از شخص ديگري كه فوق العاده منظم و مرتب است تقليد نمائيد.

18- براي پرورش عادت هاي مثبت در زمينه "مديريت زمان"، با قدرت دست به كار شويد و تا زماني كه عادت مورد نظر كاملاً در شما شكل نگرفته است حتي از اشتباهات كوچك خود نيز چشم پوشي نكنيد.

19- مديريت زمان، شما را نه تنها سخت كوش تر مي كند، بلكه با استفاده از آن هوشيارتر نيز عمل مي نماييد.

20- مديريت زمان به شما انرژي مي بخشد و شور و شوق و رويكرد ذهني مثبت در شما ايجاد مي نمايد.

21- از دهه نود به بعد، "زمان" از لحاظ اقتصادي هم ارزش پول تلقي مي شود از اين رو همواره در پي راهكار هايي باشيد كه زمان انجام كارها را كاهش دهد.

22- مدام در جستجوي راه هاي بهتر، سريع تر و مؤثرتر براي رسيدن به نتايج مورد نظر خود در كوتاهترين زمان باشيد.

23- مدام در پي يافتن راه هايي باشيد كه عملكرد شما را كاملاً متحول كند، به صورتي كه فعاليت هايتان با اهداف بلند مدت هماهنگي بيشتري پيدا كند.

24- ترديد و دودلي يكي از عوامل مهم اتلاف وقت است. به ياد داشته باشيد در 80 درصد كارها بايد در همان هنگامي كه ايده به ذهن تان مي رسد، درمورد اجرا يا عدم اجراي آن قاطعانه تصميم گيري كنيد.

25- خود را ملزم كنيد كه وقت شناس باشيد از اين رو، هرگز ديگران را منتظر نگذاريد.

منبع